Il lavoro in team a distanza è possibile: ecco alcuni strumenti utili

Bergamo ore 9

Miss Xx. 

Oggi sarà una giornata intensa. Non andrò in ufficio; per comodità ed utilità familiare resterò a casa. Apro la finestra, accendo il Mac, programmo una playlist su Spotify e… si parte! Come tutte le mattine inizio con il nostro strumento di lavoro, il Kanban Tool, e controllo il flusso delle attività pianificate  per la settimana e le eventuali emergenze. Dopo aver inviato un paio di mail e controllato il mio social preferito, confermo la partecipazione ad un webinar, mi metto all’opera sui canali social dei miei clienti e inizio ad impostare un articolo per il nostro blog aziendale.

Sempre Bergamo, Ore 14

Miss Xx. 

Finalmente posso chiamare Miss Yy, la mia socia,  per capire come procede l’implementazione del sito che abbiamo in consegna tra qualche giorno. Le invio un bel messaggio in Whatsapp: “hang out?” E dopo due minuti chiacchieriamo amabilmente in video conferenza attraverso Google HangOut.

“Ma che faccia hai Miss Yy ? Mi sembri un po’ assonnata”

Stesso momento, ma differente location e diverso orario: Miami ore 8

Miss Yy

Dopo una giornata di volo intercontinentale ed una prima serata esplorativa a Miami Beach, i sensi di colpa per avere abbandonato la mia collega nel bel mezzo del rilascio di due siti mi attanagliano. Decido quindi di svegliarmi di buon ora e mettermi subito in postazione lavoro con il fedele Mac.

Per prima cosa mi collego al repository del nostro ultimo progetto su Bitbucket, scarico la versione più aggiornata del codice e controllo che il sito messo on line ieri – solo poche ore prima della partenza – non stia avendo problemi (mhm, qualche bug lo trovo sempre, ma per fortuna oggi nulla di grave!).

Subito dopo è tempo di dare una sbirciatina a Google Calendar per vedere quali appuntamenti settimanali dovranno gestire in sede in Italia e, soprattutto, controllare il piano editoriale Social per creare il materiale grafico necessario ai post dei clienti in programma oggi.

C’è urgenza per la pubblicazione di un paio di articoli, ok… finite le grafiche necessarie non mi resterà che uplodare tutto nella nostra cartella Dropbox condivisa, augurare a tutti una buona giornata e dedicarmi ad una breve vacanza ma… “Plliiiinn”. Ecco l’immancabile notifica Push sul cellulare: è Miss Xx che mi chiede se possiamo fare il consueto briefing di lavoro.  Solo pochi istanti ed ecco sopraggiungere la videochiamata in Google HangOut.

Poteva almeno lasciarmi il tempo di bere un caffè, che dite?

Bergamo, Ore 16 – Miami, ore 10

“Ciao Miss Yy, buona continuazione. Chiudiamo questo HangOut… ora vado al parco con il mio bel Mac e là continuerò a scrivere il post per domani, più tardi rientrerò per seguire il Webinar al quale mi sono iscritta!”

“Ciao Miss Xx, io vado a farmi un bel bagno e poi, da un localino vicino alla spiaggia fornito di ottimo wifi, continuerò le modifiche sul repository del nostro sito in sviluppo, a fine giornata ti manderò la consueta email di riepilogo! A domani!”

Tanti nomi strani, tanti strumenti per rendere efficiente ed efficace il lavoro dei team. Il lavoro digitale che semplifica la vita. A distanza.

Vediamo brevemente insieme tutti gli strumenti citati nella nostra conversazione:

Kanban Tool

KanbanTool

Il kanban è una tecnica della Lean Production; è  il motore dell’attività dell’azienda gestendo in modo automatico la quotidianità degli ordini di lavoro.

Il Kanban Tool ha adattato la metodologia per gestire i flussi di lavoro di un team di lavoro non necessariamente legato alla produzione di materiali.

Il Kanban Tool non è altro che una lavagna con tanti post it, ogni post it si riferisce ad un’attività.

Ogni cambiamento effettuato da un membro è subito visibile da tutti i membri del team; ogni attività può essere assegnata ad un persona del team e segue un processo che va dalla fase “to do” a quella “done” secondo degli step personalizzabili.

La lavagna del Kanban Tool offre un veloce e completo riepilogo della situazione lavorativa di ogni membro del team; semplifica la comunicazione ed ottimizza la produttività.

In questo modo ogni membro sarà concentrato su poche mansioni contemporaneamente ed eviterà dispersioni inutili e stress!

Google HangOut

Hangouts

Google fornisce una serie di strumenti importanti ed utili per il team.

Google HangOut è luogo di ritrovo virtuale dove è possibile organizzare call e video conference a costo zero (se non quello della connessione internet) attraverso computer, tablee e smartphone.

Google HangOut prevede un spazio di chat e la condivisione di dati e documenti che tutti i componenti del team di lavoro possono visualizzare direttamente sul proprio schermo.

Ogni riunione può essere resa pubblica e trasmessa via streaming direttamente su YouTube.

Unico vincolo: avere un account personale Google.

Google Calendar 

Con Google Calendar è possibile creare calendari condivisibili, fissare le riunioni e controllare la disponibilità dei membri del team in modo autonomo e gratuito.

Gli strumenti per creare calendari digitali sono numerosi; Google Calendar è molto utile perchè si integra con altri prodotti gratuiti di Google e con i più diffusi calendari installati sui sitemi operativi Mac e Pc.

In ogni caso, un team digital non può non avere un calendario editoriale per tutte le attività dei propri clienti. Testate alcune possibilità e scegliete quello che fa per voi.

Whatsapp o Telegram

telegram

Whatsapp e Telegram sono dei software di messaggistica istantanea per inviare messaggi in modalità 2.0;

Whatapp offre la possibilità di creare dei gruppi, da alcuni giorni è stata introdotta anche la possibilità di chiamata per i dispositivi android, ma non è certamente uno strumento funzionale per un serio lavoro in team.

Questo genere di comunicazione va usato con il contagocce per evitare una serie infinita e costante di messaggi durante la giornata che impediscono il normale svolgimento delle attività con continue interruzioni.

Noi di Plat1 teniamo a dire che Telegram è decisamente uno strumento migliore rispetto al più diffuso whatsapp… soprattutto se si vuole avere particolare attenzione alla privacy, vi consigliamo di approfondirne la conoscenza della app Telegram leggendo questo sintetico articolo che mette a confronto i due servizi e vi invitiamo a provarlo: non ve ne pentirete!

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Webinar

Il webinar è un seminario via web, un evento live che permette a più persone di collegarsi in contemporanea  per partecipare ad una lezione interattiva, un corso di formazione, un workshop o una conferenza.

Il Webinar permette di partecipare ad una conferenza comodamente da casa o dall’ufficio, con un importante abbattimento di costi per chi lo organizza e per chi partecipa.

Efficacia ed interattività sono garantiti come in una conferenza fisica; tutti i partecipanti hanno la possibilità di intervenire attivamente nel corso dell’evento per porre domande e condividere idee.

Numerose sono le piattaforme da utilizzare per poter realizzare un webinar e tante le occasioni per imparare a basso costo!

(Cara, vecchia e certa) Email

Noi di Plat1 siamo nostalgici e non possiamo abbandonare l’utilità di una bella mail da inviare a tutto il team per aggiornamenti, condivisioni di informazioni e richiesta di update.

Il rischio è quello di generare una conversazione infinita poco produttiva e stressante; in tal caso deve entrare subito in soccorso un Google HangOut.

E poi, l’opzione “rispondi a tutti” è un concetto che non tutti riescono ad assimilare. 

Dropbox 

dropbox

Dropbox permette di sincronizzare i file contenuti all’interno di una cartella dell’hard disk con uno spazio online, così da averne a disposizione una copia accessibile da qualunque computer abbia la possibilità di accedere alla rete.

I file presenti all’interno nelle cartelle Dropbox sono accessibili sul sito Dropbox e su tutte le piattaforme sul quale avremo scaricato il client.
E’ possibile condividere con altre persone singoli file o intere cartelle, creando un archivio condiviso e aggiornato.

La registrazione a Dropbox è gratuita e permette di avere a disposizione 2gb di spazio di archiviazione; per ottenere più spazio sono disponibili diversi piani a pagamento.

Simile a Dropbox è Drive, sempre del buon amico Google!

Bitbucket

bitbucket

Bitbucket è un portale che fornisce, attraverso la registrazione di un account personale o aziendale, un servizio di hosting per alloggiare codice, software e contenuti web gestiti e monitorati tramite un sistema di Version control systems, in modo che ogni progetto al quale si lavora in team o in solitario sia sempre riconducibile ad una versione precedente o specifica nel tempo, si possano revisionare tutte le modifiche apportate, le features implementate e si possa verificare l’identità dello sviluppatore o del team che si sta occupando di una particolare porzione di codice.

Nello specifico Bitbucket ospita progetti gestiti con Git o Mercurial e, a differenza del competitor GitHub, prevede la possibilità di avere illimitati repository anche con un account gratuito.

In sintesi ogni team di lavoro trova il proprio personale metodo di collaborazione fatto da un mix di più strumenti; è fondamentale testare varie possibilità per poi fare una giusta e corretta selezione!

E voi, quali  strumenti di condivisione e flusso di lavoro in team utilizzate? Buon digital work a tutti!

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